Gestão Documental e Arquivos
A Gestão Documental e de Arquivos é a base de funcionamento de qualquer instituição. Sem um sistema claro de registo e classificação da correspondência recebida e enviada não é possível ter uma medida do trabalho da instituição.
As Instituições têm de guardar as cartas e e-mails enviados e recebidos sem os perderem e têm de os encontrar facilmente. Igualmente, para uma correta gestão do trabalho, têm que ter a noção clara do volume de correspondência enviada e recebida por cada assunto, se já foram respondidos e quanto tempo levou.
A gestão documental e arquivos é uma forma de organizar todas as cartas e e-mails que uma instituição recebe ou envia, para que possa encontrá-los facilmente quando precisar. Além disso, também permite transformar as cartas em ficheiros digitais, que são mais fáceis de guardar e consultar no computador. Permite ainda definir quem pode ver cada documento, para proteger a sua informação. A gestão documental e arquivos ajuda a preservar a história e as pessoas que fazem parte de uma instituição.
Algumas vantagens da gestão documental e arquivo são:
- Sistema baseado na web e fácil acesso: Onde quer que esteja, pode aceder aos seus documentos e ver as tarefas que tem em mãos.
- Digitalização de documentos: Os documentos digitais não se deterioram com o tempo ou com o uso, e também não se perdem ou esquecem.
- Segurança documental: Os documentos digitais só podem ser vistos por quem tem permissão para tal.
- Controlo do tempo de resposta de um documento: Isso mostrará o que precisa de ser melhorado.
- Receber notificações do que tem de fazer: O sistema irá notificá-lo dos documentos que precisam de ser respondidos.
- Medir que tipo de documentos a sua instituição está a tratar: Ver a carga de trabalho por departamento, direção ou secção.
- Pesquisa rápida e disponibilidade de informação: Com um sistema na internet, é possível ver os documentos em qualquer lugar e a qualquer hora, sem perder tempo à procura deles.
- Números reais e atualizados, através de indicadores de gestão, das tarefas realizadas pela instituição: É possível saber quantas cartas e e-mails foram recebidos ou enviados, quanto tempo demorou a responder, e se houve algum problema ou atraso.
- Melhor relação com o público e outras instituições, proporcionando uma resposta rápida e eficaz: As pessoas que recebem cartas ou e-mails ficam mais satisfeitas se forem atendidas com rapidez e qualidade.
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Gestão de Processos uma solução personalizada
A gestão de processos é uma forma de organizar as diferentes etapas que são necessárias para fazer alguma coisa. Cada instituição tem os seus próprios processos, de acordo com as suas necessidades. A gestão de processos usa a gestão documental e arquivos para registar todas as cartas e e-mails que fazem parte de um processo, mas também tem outras funcionalidades:
- Definição e Gestão das diferentes fases dos processos. É possível saber em que fase está cada processo, o que é preciso fazer a seguir, e quem é responsável por isso.
- Registo e agendamento de entrevistas e telefonemas. É possível marcar as datas e horas das entrevistas ou telefonemas que fazem parte de um processo, e lembrar-se delas.
- Controlo de prazos do processo e das suas peças individuais. É possível saber quanto tempo falta para terminar cada processo ou cada parte dele, e evitar atrasos ou multas.
- Controlo de perfis de acesso e intervenientes nos processos. É possível definir quem pode ver ou participar em cada processo, para garantir a confidencialidade e a segurança.
- Consulta e impressão de diversos tipos de listagens e estatísticas. É possível ver ou imprimir listas ou gráficos com informações sobre os processos, como o número, o tipo, o estado, o tempo, etc.
Contacte-nos para uma demonstração para ver como a Quidgest pode ajudar a digitalizar, organizar e automatizar os seus documentos.
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