A gestão eficiente de documentos e arquivos é essencial para qualquer instituição. Ao organizar cartas e e-mails em ficheiros digitais seguros e pesquisáveis, as organizações podem acompanhar a correspondência, medir a carga de trabalho e preservar a sua história.
A Gestão Documental e de Arquivos é a base de funcionamento de qualquer instituição.
Gestão Documental e Arquivos
Sem um sistema claro de registo e classificação da correspondência recebida e enviada não é possível ter uma medida do trabalho da instituição.
As Instituições têm de guardar as cartas e e-mails enviados e recebidos sem os perderem e têm de os encontrar facilmente. Igualmente, para uma correta gestão do trabalho, têm que ter a noção clara do volume de correspondência enviada e recebida por cada assunto, se já foram respondidos e quanto tempo levou.
A gestão documental e arquivos é uma forma de organizar todas as cartas e e-mails que uma instituição recebe ou envia, para que possa encontrá-los facilmente quando precisar. Além disso, também permite transformar as cartas em ficheiros digitais, que são mais fáceis de guardar e consultar no computador. Permite ainda definir quem pode ver cada documento, para proteger a sua informação. A gestão documental e arquivos ajuda a preservar a história e as pessoas que fazem parte de uma instituição.
Gestão de Processos uma solução personalizada
A gestão de processos é uma forma de organizar as diferentes etapas que são necessárias para fazer alguma coisa. Cada instituição tem os seus próprios processos, de acordo com as suas necessidades. A gestão de processos usa a gestão documental e arquivos para registar todas as cartas e e-mails que fazem parte de um processo, mas também tem outras funcionalidades.
Veja o case study Estado Maior das Forças Armadas – EMGFA
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