Inspeção de Saúde – Sistema Integrado de Informação mais ágil
A Inspeção Geral das Atividades em Saúde (IGAS) é um Serviço Central da Administração Direta do Estado, que tem por missão assegurar elevados níveis técnicos de atuação em todos os domínios da prestação dos cuidados de saúde. Executando a sua atividade em diversas frentes, desde a prevenção até à auditoria e ação disciplinar, passando pelo apoio e colaboração entre entidades nacionais e internacionais, este Serviço integra também o Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado.
A organização não dispunha de um sistema de informação com dados coerentes e confiáveis, que permitissem monitorizar e controlar a execução das atividades de missão. Os dados registados eram incompletos e incoerentes e as ferramentas para a sua extração insuficientes e desadequadas.
A monitorização da atividade e o controlo de prazos era feita quase manualmente em ficheiros fora de uma Base de Dados central. Existiam várias fontes de dados e ficheiros dispersos de armazenamento de informação, pois o acesso ao sistema estava restrito a alguns utilizadores.
Desafio
O desafio era criar um sistema integrado de informação com dados estruturados e acesso regulado por vários utilizadores e gestores, que permitisse monitorizar a execução das atividades de missão, assim como a atividade global, num sistema de Balanced Scorecard (BSC), com geração de relatórios e indicadores estatísticos, numéricos e gráficos.
Um sistema muito mais amigável para estender a sua utilização a todos os funcionários da instituição.
Solução
Três módulos integrados, um de gestão documental, um de gestão de processos inspetivos inspetivos e outro de BSC com modelação e geração automática de software, permitem agora à IGAS a tão desejada usabilidade, eficiência processual e melhoria da qualidade de gestão. Esta solução utiliza as mais modernas tecnologias web vocacionadas para mobilidade (MVC.Net). A sua modelação garante a agilidade tecnológica e económica necessária às entidades que querem ter sucesso na nova era digital.
Entre as suas várias funcionalidades, o sistema inclui:
- Registo e tramitação de processos
- Registo de atividades
- Registo e repositório de documentos
- Pesquisa de processos e de documentos (simples e avançada)
- Configurações e administração do sistema
- Relatórios e estatísticas com gráficos configuráveis de acordo com cada perfil de utilizador
A Quidgest já estava familiarizada com a linguagens e os fluxos de alguns processos da IGAS por ter construído o sistema de informação inicial da organização.
Resultados
Com esta implementação da Quidgest, os principais objetivos foram atingidos. O sistema é mais fácil de utilizar, o que facilitou a expansão da utilização todos os trabalhadores. Inclui meios de garantir a coerência e a segurança dos dados. Incorpora instrumentos maleáveis de extração de dados e de produção de relatórios. Permite monitorizar e controlar a execução das atividades de missão assim como a atividade global num sistema de BSC.
De salientar também as melhorias verificadas ao nível da gestão da informação:
- Maior partilha da informação
- Maior controlo e monitorização de dados por vários utilizadores
- Maior comunicação entre serviços, através de uma base de dados única
- Eliminação da informação paralela
- Notificação de tarefas
E o aumento da produtividade média por trabalhador, através de:
- Simplificação do processamento da informação
- Maior velocidade na execução das operações
- Redução de erros por meio dos mecanismos de validação e preenchimento automático
- Normalização dos processos intra-organizacionais
- Introdução eficiente de dados
- Não duplicação de esforços
- Automatização de processos
“A equipa de trabalho da Quidgest, pelo seu conhecimento do sistema e da organização interna da IGAS, pelo empenho e rapidez na resolução das solicitações, pela disponibilidade e maleabilidade e pelo apoio constante à equipa interna, contribuiu eficazmente para o sucesso do projeto.”
Elizabet Fernandes, Chefe de Divisão – DCAP – IGAS