O Gabinete para os Meios de Comunicação Social (GMCS) tem por missão apoiar o Governo na conceção, execução e avaliação das políticas públicas para a comunicação social, procurando a qualificação do setor e dos novos serviços de comunicação social, tendo em vista a salvaguarda da liberdade de expressão e dos demais direitos fundamentais, bem como do pluralismo e da diversidade..
Entre as metas do projeto figurava a implementação de uma ferramenta de Gestão Documental que assegurasse um bom desempenho ao nível dos procedimentos e trouxesse ótimos resultados.
Desafio
Pretendia-se ainda assegurar uma gestão rigorosa da informação e promover uma maior confidencialidade, partilha e sincronização de informação entre os diversos meios utilizados e intervenientes em cada um dos processos, agilizando a pesquisa de informação e os próprios processos através da automatização dos circuitos de informação.
Solução
O Sistema de Gestão de Documental, implementado numa fase posterior, teve como objetivo a substituição da anterior plataforma de registo de todos os dados relativos aos vários tipos de incentivos financeiros destinados a apoiar o financiamento das empresas jornalísticas e de radiodifusão, projetos no âmbito da comunicação social, formação de profissionais da comunicação social e promoção e desenvolvimento da sociedade da informação e do conhecimento.
Resultados
A implementação das várias soluções, de forma integrada, permitiu a criação de processos digitais, tais como uma melhor partilha de documentos e informação entre os colaboradores do GMCS e os seus dirigentes. Registou-se ainda um aumento da produtividade média por trabalhador, através da simplificação do processamento da informação e de uma maior velocidade na execução de todas as tarefas associadas.
“Com a implementação dos Sistemas de Gestão Documental da Quidgest, descobrimos uma equipa de trabalho que desenvolveu e acompanhou, no terreno, ferramentas não contempladas no projeto inicial, demonstrando grande disponibilidade e profissionalismo em todo o processo.”
Stella Lino, Diretora de Serviços no Gabinete para os Meios de Comunicação Social