Gestão Integrada de Documentos
Integrado na administração direta do Estado através do Ministério da Defesa Nacional, o Estado-Maior-General das Forças Armadas (EMGFA) tem por missão geral planear, dirigir e controlar o emprego das Forças Armadas no cumprimento das suas missões e tarefas operacionais, assim como garantir o funcionamento do Instituto de Estudos Superiores Militares e do Hospital das Forças Armadas.
Além disso, constitui-se como quartel-general das Forças Armadas, compreendendo o conjunto das estruturas e capacidades adequadas para apoiar o Chefe do Estado-Maior-General das Forças Armadas no exercício das suas competências.
O EMGFA procurava implementar uma solução informática que garantisse uma correta gestão e arquivo de toda a correspondência processada na sua estrutura organizacional.
Desafio
Pretendia-se a agilização dos processos e procedimentos, controlando – em tempo real – os fluxos processuais que permitissem ao utilizador um planeamento mais rigoroso e respostas prontas sobre o fluxo documental e cada documento em particular.
Solução
A solução de Gestão Documental proposta pela Quidgest permite gerir (registar, armazenar e consultar) de forma transversal toda a informação produzida e em circulação no EMGFA, assim como controlar os prazos de resposta e a realização de tarefas de uma forma mais célere.
Resultados
A solução implementada pelo EMGFA tem proporcionado uma gestão eficaz dos fluxos informacionais. Apoiado por uma plataforma tecnológica de informação que permite obter ganhos significativos de eficiência e eficácia, o organismo afirma ter alcançado uma redução de custos na ordem dos 30% após a implementação do sistema da Quidgest..
“Ao expressarmos uma opinião sobre a equipa da Quidgest que connosco se tem relacionado ao longo dos dois últimos anos, confirmamos a competência e empenhamento do apoio revelados, sendo ainda de realçar a sua homogeneidade ao nível da simpatia e afabilidade, sempre demonstradas. Estas características associadas à contínua disponibilidade têm como resultado final a satisfação técnica de todos os apoios ou esclarecimentos, por nós solicitados. Esta equipa deixa-nos uma marca de profissionalismo, inspiradora de confiança, que consideramos indispensável, a quem instalou e presta um serviço de sustentação a um sistema de informação de apoio à ação de comando e chefia da nossa organização.“
António José Caessa do Sacramento, Chefe da Repartição de Sistemas e Tecnologias de Informação do EMGFA.