Jestaun Dokumental no arkivu
Jestaun Dokumentu no Arkivu mak baze ba funsionamentu instituisaun hotu. Bainhira la iha sistema klaru hodi rejista no klasifika korrespondênsia ne’ebé simu no haruka, imposivel atu iha sasukat ba dezempeñu instituisaun relasiona ho volume no tipu pedidu ne’ebé kumpri nomos tempu ne’ebé persiza atu responde pedidu refere. Instituisaun sira tenki konserva karta no e-mail sira ne’ebé haruka no simu ho nune’e labele lakon no fasil atu hetan fila fali.
Hanesan mos ho jestaun servisu ne’ebé diak, sira tenke iha deskrisaun ne’ebé klaru kona-ba volume korespondênsia ne’ebé haruka no simu husi kada asuntu.
Jestaun dokumental no arkivu mak maneira ida atu organiza karta no email hotu ne’ebé instituisaun ida simu no haruka ho nune’e fasil atu hetan fila fali bainhira presiza. Alende ne’e mós posivel atu transforma karta ida ba file dijital, ho nune’e fasil liu atu konserva no konsulta iha komputador. Ida ne’e mos permiti atu defini pesoál mak mak bele hare dokumentu, hodi proteje informasaun Konfidensial.
Ho nune’e, jestaun dokumental no arkivu ajuda atu preserva istória no pesoál sira ne’ebe hola parte husi instituisaun ida.
Tuir mai mak vantajen balun husi jestaun dokumental no arkivu mak hanesan:
- Sistema bazeia ba Web no fasil atu asesu. Iha kualker fatin posivel atu asede ita nia dokumentu no konsulta tarefa iha ita-nia liman;
- Dijitalizasaun dokumentu. Dokumentu dijital sei la-estraga tuir tempu ka utilizasaun no sei la-lakon ka haluha;
- Seguransa dokumentu. Dokumentu dijital so-bele konsulta husi sira ne’ebé iha permisaun;
- Kontrolu prazu tempu atu responde dokumentu ida. Ne’e hatudu aspetu saida mak presiza melhora;
- Hetan notifikasaun kona-ba tarefa ne’ebé ita tenki halo. Sistema sei hatudu ita kona-ba dokumentu sira ne’ebé presiza hetan resposta;
- Sukat tipu dokumentu saida mak ita nia instituisaun halo. Konsulta pezu servisu tuir departementu, diresaun ka seksaun;
- Peskiza lais no disponibilidade ba informasaun. Ho sistema iha internet, posivel atu konsulta dokumentu sira iha kualker fatin no kualker tempu, sei la gasta tempu atu buka-tuir;
- Dadu real no atualizadu, liuhosi indikador jestaun ba tarefa sira ne’ebé instituisaun halo. Posivel atu hatene karta no e-mail hira mak simu ka haruka ona, presiza tempu hira atu responde no bainhira iha problema ka atrasadu ruma.
- Hametin Relasaun ho publiku no instituisaun seluk liuhosi fornesimentu resposta ne’ebé lais no efikaz. Aumeta satisfasaun ema ne’ebé simu karta ka e-mail ho atendimentu ne’ebé lais no kualidade.
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Jestaun Prosesu Solusaun Kustomizadu
Jestaun Prosesu mak maneira ida atu organiza etapa diferente ne’ebé nesesáriu bainhira atu halo buat ruma. Kada instituisaun iha nia prosesu rasik tuir nia nesesidade. Jestaun Prosesu utiliza jestaun dokumental no arkivu hodi rejista karta no email sira hotu ne’ebé hola parte iha prosesu ida, maibé mós iha funsionalidade seluk:
- Definisaun no jestaun ho faze diferente ba prosesu. Ida ne’e posivel atu hatene tipu faze husi kada prosesu, saida mak presiza atu halo no se mak responsavel ba ida ne’e.
- Rejistu no ajendamentu ba entrevista no telefone. Ida ne’e posivel atu halo ajendamentu no aviza data no oras ba intrevista ka telefone sira ne’ebé mak partense ba prosesu ida.
- Kontrolu prazu prosesu no ninia parte individual sira. Ida ne’e posivel atu hatene falta tempu hira atu remata kada prosesu ka kada parte husi prosesu ne’e hodi evita atraza ka multa.
- Kontrolu ba asesu perfil no partisipante sira husi prosesu ida. Ida ne’e posivel atu defini se mak bele hare no partisipa iha kada prosesu, hodi garantia konfidensialidade no seguransa.
- Konsulta no imprimi lista no estatístika ho tipu oioin. Ida ne’e posivel atu hare ka imprimi lista ka gráfiku ho informasaun kona-ba prosesu sira, hanesan numeru, tipu, estadu, tempu no seluk tan.
Kontaktu ami atu haré oinsa Quidgest bele ajuda dijitaliza, organiza no automatiza imi nia dokumentu sira.
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